Nel vasto panorama dei software CRM, si distinguono due tipologie principali: i CRM Saas, o cloud CRM, e CRM on premise, conosciuti anche come tradizionali o, traducendo letteralmente, CRM in sede. Queste due soluzioni offrono approcci diversi nell’implementazione e nella gestione dei sistemi CRM, e comprenderne le differenze è essenziale per le aziende alla ricerca della soluzione più adatta alle proprie esigenze.
I CRM Saas sono forniti da terze parti, noti come provider, che gestiscono il software e forniscono accesso tramite abbonamenti periodici. In altre parole, l’azienda che utilizza il CRM Saas non ha bisogno di creare e mantenere un’infrastruttura interna, ma può affidarsi al provider per l’hosting e la manutenzione. Questa opzione offre flessibilità e riduce la necessità di risorse specializzate in IT per la gestione del sistema.
D’altra parte, i CRM on premise richiedono un’implementazione interna sui server dell’azienda. Ciò comporta l’acquisizione e la configurazione dell’hardware necessario, nonché la presenza di personale IT qualificato per la gestione e la manutenzione del sistema. Questa soluzione richiede un investimento iniziale più elevato, ma offre un maggiore controllo sui dati e una personalizzazione più approfondita del software CRM.
Oltre all’aspetto dell’hosting, un altro elemento chiave da considerare sono i costi. I CRM Saas offrono diverse formule di abbonamento al servizio, consentendo alle aziende di scegliere la soluzione più adatta alle proprie esigenze e budget. Tuttavia, è importante tenere presente che i costi possono variare in base al numero di utenti e alle funzionalità richieste.
Al contrario, i CRM on premise richiedono una spesa iniziale più significativa per l’acquisizione dell’hardware e la configurazione del sistema. Inoltre, è necessario considerare i costi di manutenzione ordinaria e gli eventuali aggiornamenti del software nel tempo. Questo approccio richiede una pianificazione finanziaria accurata, ma può essere vantaggioso per le aziende che desiderano un controllo completo e una personalizzazione approfondita del proprio sistema CRM.
La sicurezza nel contesto dei CRM: un approfondimento
Quando si tratta di sistemi CRM, il tema della sicurezza dei dati aziendali è di fondamentale importanza. La scelta tra un CRM installato in loco e un CRM basato su cloud può sollevare dubbi sulla protezione dei dati e sulla gestione delle potenziali minacce.
È comune pensare che i CRM on premise offrano una maggiore sicurezza, poiché l’hardware è installato internamente. Questa percezione è basata sull’idea che tenere i dati all’interno dell’azienda sia più affidabile rispetto a affidarli a terze parti. Tuttavia, è importante considerare che anche la gestione interna della macchina fisica comporta rischi, come errori umani o incidenti ambientali che potrebbero compromettere la sicurezza dei dati.
Per garantire un alto livello di sicurezza, esistono certificazioni internazionali come l’ISO 27001, che stabiliscono standard globali per la gestione della sicurezza delle informazioni. Queste certificazioni sono un indicatore affidabile del rispetto delle norme di sicurezza e possono aiutare le aziende nella valutazione della sicurezza dei fornitori di servizi CRM.
In conclusione, la sicurezza dei dati aziendali è una priorità assoluta nella scelta di un CRM. Sia i CRM on premise che quelli basati su cloud offrono opportunità e sfide in termini di sicurezza. La chiave è adottare misure adeguate, come l’implementazione di politiche di sicurezza, la formazione del personale e l’adozione di best practice riconosciute a livello internazionale, al fine di garantire la protezione dei dati aziendali indipendentemente dalla scelta del CRM.
Miglioramenti nell’accessibilità e scalabilità dei CRM
Nei CRM basati su cloud, l’accesso al sistema avviene interamente tramite Internet. Gli utenti possono accedere alla piattaforma da qualsiasi luogo, a patto di disporre di un indirizzo email, una password e una connessione Internet affidabile. Al contrario, i CRM on-premise sono accessibili solo tramite i computer presenti nella sede aziendale. Tuttavia, è possibile creare connessioni remote utilizzando una rete privata virtuale (VPN), anche se questo può comportare costi aggiuntivi e alcune limitazioni.
La scalabilità è un altro aspetto cruciale, soprattutto per le aziende che prevedono una crescita significativa nel tempo. I CRM basati su cloud offrono un’agilità eccezionale nell’adattarsi a diverse esigenze di espansione. Possono essere facilmente implementati e consentono l’integrazione con strumenti di terze parti tramite l’utilizzo delle API del software CRM. Questa flessibilità consente di personalizzare il sistema e arricchirlo con funzionalità avanzate, inoltre il mercato offre già una vasta gamma di opzioni di CRM multifunzionali che vanno oltre le tradizionali funzioni di vendita (qui un esempio).
I CRM on-premise, d’altro canto, offrono anche possibilità di aggiornamenti e personalizzazioni, ma richiedono maggiori investimenti finanziari e di tempo, soprattutto se si deve intervenire direttamente sulla struttura hardware. Tuttavia, in alcuni casi, le aziende potrebbero preferire un controllo completo sulla gestione del sistema CRM e scelgono quindi l’installazione in loco.
In conclusione, l’accessibilità e la scalabilità sono aspetti cruciali nella scelta di un CRM. I CRM basati su cloud offrono un accesso comodo da qualsiasi luogo e una maggiore flessibilità per adattarsi alle esigenze aziendali in continua evoluzione. D’altro canto, i CRM on-premise offrono un maggiore controllo, ma richiedono investimenti più significativi. È fondamentale valutare attentamente le esigenze aziendali e le risorse disponibili per prendere una decisione informata.
