Nonostante l’incessante processo di digitalizzazione possa portare a credere che si tratti di uno strumento meno importante, una stampante moderna rappresenta invece un elemento indispensabile per la routine di un’azienda. Per svariati utilizzi i file digitali non possono sostituire la tangibilità di un supporto di carta, che diventa fondamentale sia per l’archiviazione di documenti amministrativi, sia per favorire la creatività durante un brainstorming.
Inoltre, le migliori stampanti sono ben più di una uno strumento che consente di stampare fogli di carta partendo dalle loro versioni digitali. Esse infatti combinano diverse funzioni e sono perciò indispensabili per connettere il mondo digitale con quello reale. Ad esempio, le stampanti multifunzione permettono di stampare, fotocopiare, eseguire scansioni e persino inviare fax ed email. In tal senso, la stampante multifunzione diventa centrale nelle operazioni di un ufficio.
Tuttavia, proprio la crescente disponibilità di modelli sul mercato implica l’analisi di alcuni criteri fondamentali prima di poter operare la scelta ponderata di un modello multifunzione e decidere poi se conviene acquistare oppure noleggiare. Vediamo di seguito come scegliere la stampante per il tuo ufficio sulla base di alcuni criteri fondamentali.
Come scegliere la stampante: gli aspetti da valutare
Le stampanti moderne combinano le funzionalità di un modello tradizionale con quelle di una fotocopiatrice, di un fax e di uno scanner all’interno di un unico dispositivo, che prende il nome di stampante multifunzione. Oltre alle funzioni di base, tra cui la stampa e la copia, questi strumenti permettono di accedere alla stampa da remoto grazie alla connettività Wi-Fi.
Tuttavia, sono molte altre le caratteristiche che si possono trovare in una stampante multifunzione: ecco perché è importante prendere in esame alcune di quelle che seguono. La prima, nonché una delle più importanti da considerare, è la velocità di stampa, spesso indicata come “ppm“. In base alle specifiche esigenze, è importante puntare su una stampante abbastanza veloce da mantenere il flusso di lavoro senza generare intoppi. Ad ogni modo, se non vi è la necessità di stampare in grandi volumi, potrà essere sufficiente una velocità inferiore, partendo da un minimo di almeno 25-30 ppm per piccole e medie imprese.
La capacità, indicata dai vassoi o cassetti di una stampante multifunzione, nonché i formati di carta su cui si può stampare, sono due elementi importanti. Il requisito minimo per una buona stampante da ufficio è la stampa in formato A3 ed A4, ma se si tratta di un’agenzia pubblicitaria, oppure di uno studio di grafica o di architettura, potrebbe essere necessario puntare su un modello più avanzato.
Un altro aspetto importante è dato dalla presenza e potenza dello scanner. Anche se la maggioranza delle stampanti multifunzione è dotata di questa aggiunta, è consigliabile preferire i modelli che consentono la funzione duplex, ideale per la scansione fronte-retro. Anche la risoluzione ottica dello scanner è un indicatore da tenere a mente: per la scansione di documenti normai possono bastare anche 600 pixel, mentre per i file di grafica servono almeno 4800 pixel.
Proprio la risoluzione di stampa è un criterio di valutazione fondamentale: le stampanti da ufficio hanno specifiche grafiche inferiori a quelle delle realtà specializzate, per cui 1200 x 1200 dpi sono lo standard. Se per un’azienda sono sufficienti livelli di definizione inferiori, che bastano per ottenere la stampa nitida di documenti di testo, qualora servisse spesso stampare immagini e grafiche, potrebbe valere la pena scegliere un modello con una risoluzione superiore.
Questo aspetto si collega a quello della memoria: la maggior parte delle stampanti multifunzione è provvista di una capacità di memoria interna, la quale permette di conservare un numero notevole di documenti e scansioni. Tuttavia, qualora l’azienda sia solita processare file di grandi dimensioni in modo piuttosto frequente, è consigliabile puntare su una memoria più grande, in particolar modo se si elaborano spesso immagini o file grafici. Più un dispositivo ha memoria ha a disposizione a cui attingere, più velocemente può processare i file. Infine, una buona stampante multifunzione dovrebbe poter essere connessa tramite wireless, offrendo ai dipendenti la possibilità di stampare, scansionare o fotocopiare da qualsiasi dispositivo connesso alla rete Internet aziendale.
Perché puntare sul noleggio di una stampante per l’ufficio?
Rispetto all’opzione tradizionale, ovvero quella dell’acquisto, il noleggio a lungo termine di una stampante ad uso professionale consente di ottenere notevoli vantaggi.
Come spiega stampanti-multifunzione.it, che si occupa del noleggio di stampanti multifunzione per l’ufficio a Bergamo e provincia, il noleggio è la soluzione ideale per tutti coloro che vogliono fruire di una stampante multifunzione di ultima generazione senza dover investire una fortuna in anticipo.
Ciò è particolarmente importante per le piccole imprese che hanno budget limitati da spendere. Oltre alla riduzione dei costi, vi sono molti altri motivi per cui il noleggio è più indicato per un business, compreso il fatto che questa formula permette di evitare l’obsolescenza tecnologica, quel fenomeno per cui le funzionalità o i supporti dei dispositivi dopo alcuni anni, o persino mesi, vengono sostituiti da una versione più avanzata.
Con il noleggio tale rischio non sussiste, poiché oltre a poter scegliere la stampante multifunzione più recente e innovativa, anche nel caso in cui lo strumento sia in parte superato, può essere aggiornato o sostituito con un modello che vanta caratteristiche migliori e/o più adatte per soddisfare le esigenze specifiche. Ciò avviene generalmente senza costi aggiuntivi, un aspetto che riporta l’attenzione sulla questione economica. Nel caso in cui si acquisti una stampante multifunzione ed essa subisca un guasto, alla spesa iniziale già sostenuta si dovrà aggiungere il servizio tecnico e il ricambio. Al contrario, mediante il noleggio si può disporre di un supporto tecnico che viene in aiuto con le riparazioni o la sostituzione se necessario.
E’ meglio acquisto o noleggio stampante?
In conclusione, sono numerosi i vantaggi che derivano dal noleggiare una stampante invece di acquistarla, tra cui un notevole risparmio, migliori prestazioni e minori preoccupazioni legate all’assistenza tecnica. In linea generale, affidandosi a una realtà competente, che conosce il proprio settore, si avrà la certezza di poter contare su un livello di servizio superiore e sulla possibilità di scegliere la stampante più adatta alle proprie esigenze.
