Quando si parla di come conservare fattura elettronica (approfondisci sul sito di Savino Solution), si può incorrere in due termini che a volte vengono confusi tra loro, cioè dematerializzazione e digitalizzazione. La confusione va chiarita, perché come si suol dire la legge non ammette ignoranza.
In questa guida pertanto daremo le indicazioni essenziali per comprendere la differenza tra questi due importanti concetti.
Come conservare fattura elettronica: la dematerializzazione
Con questo termine ci si riferisce alla nuova normativa sulla fatturazione elettronica. In sostanza si parla di un procedimento specifico che trasforma i vecchi documenti cartacei (come possono essere appunto le fatture) in documenti digitali.
Esistono naturalmente delle linee guida licenziate dall’Agenzia delle Entrate che rendono conto di come si debba procedere nel processo di dematerializzazione affinché i documenti siano conservati in modo appropriato e legale, anche a distanza di anni. In particolare si forniscono alcuni riferimenti normativi utili per approfondimento, che sono:
- il D.M. 2013 del 22 febbraio;
- D.P.R. 2016 del 3 dicembre:
- il D.M. 2014 del 13 novembre.
Qual è la differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione
Ma, la domanda è lecita a questo punto, qual è la differenza con la semplice digitalizzazione? Facciamo un esempio pratico. Se un documento è all’origine cartaceo e viene trasformato (dematerializzato e archiviato) siamo nel primo caso.
Se un documento è già digitale e viene solo archiviato, si parla di digitalizzazione. Avviene dunque quando si archivia un pdf o una foto.
Quando usare l’una o l’altra
L’ultima domanda alla quale rispondere è quando convenga usare l’una o l’altra, o meglio quando sia possibile per legge usare l’una o l’altra.
- Dematerializzazione: si usa per le fatture, che siano sia emesse in fase di vendita o che siano ricevute in caso di acquisto; bolle o documenti di trasporto; ancora gi F24 pagati per i contributi o per i ravvedimenti o anche per i tributi; le dichiarazioni dei redditi e i registri Iva nonché quelli dei corrispettivi;
- digitalizzazione: in questo caso si possono conservare, o meglio si devono conservare i libri sociali. È il codice civile stesso che lo stabilisce, ed in particolare all’articolo 2421. Le società in tal senso devono tenere traccia delle assemblee e dei relativi verbali, ad esempio. Questi documenti possono essere digitalizzati. C’è poi un altro articolo del codice, che è il 2215-bis, che stabilisce come basti mettere la firma digitale sui libri sociali una volta nel corso dell’anno per essere in regola.
Un ultimo discorso a parte va fatto per la posta certificata. Sempre con riferimento al codice civile, esiste un articolo, che è il 2219, che stabilisce come la pec debba essere conservata per 10 anni.
Si capisce perché, dato che la posta certificata fa le veci di una raccomandata con ricevuta di ritorno, questa vale anche per gli atti giudiziari o giuridici.
In questo caso la pec va conservata digitalmente, perché non si tratta di un archivio di conservazione ma di un mezzo di comunicazione. Non è necessario dematerializzare, perché la mail basta a provare che un dato messaggio è stato inviato o ricevuto.
Infine citiamo i contratti e le scritture private, che al contrario di quello che si potrebbe pensare non devono essere dematerializzati. Il motivo è che in questo processo particolare i documenti vengono distrutti, e quindi è intuitivo come le firme autografe non possano essere perse.
Il consiglio più utile è sempre quello di rivolgersi ad un professionista in caso di dubbio. Chiudiamo la guida con la frase con cui abbiamo aperto, e cioè che la legge non ammette ignoranza. La conservazione dei documenti è troppo importante per non farlo nel modo corretto.
