Firma dell’email: tutto quel che c’è da sapere

Firma dell'email tutto quel che c'è da sapere

Perché la firma email è uno strumento importante

Disporre di una firma email ben fatta è assimilabile al consegnare a qualcuno il proprio biglietto da visita. Ogni volta che si invia un’email, una firma professionale conferisce autorevolezza e al contempo permette di esprimere la personalità dell’azienda oppure del libero professionista. Le firme email possono essere uno strumento estremamente prezioso e molto semplice da implementare per coloro che vogliono avere successo nel proprio business.

Strutturare una firma email, assicurandosi che il logo e i colori utilizzati siano gli stessi del sito Web, carta intestata, biglietti da visita e di tutta l’immagine coordinata. A seconda del settore nel quale si opera, si potrà dare più o meno spazio alla creatività, a patto di mantenere un design semplice che favorisca la leggibilità delle informazioni di contatto. Lasciando che la firma mostri la personalità del proprio marchio si cura un dettaglio che spesso alcuni tendono a trascurare, ma che può davvero fare la differenza.

Come sfruttare la firma email al meglio

Come anticipato, la firma in calce all’email deve riflettere la coerenza dell’azienda: ogni dipendente dovrebbe avere il medesimo layout ed essere perfettamente in linea con l’immagine coordinata del brand. Così facendo, ogni comunicazione inviata via email diventa un discreto, ma efficace, strumento di veicolazione del marchio.

Inoltre, aggiungere link all’home page o agli account social renderà più facile per il destinatario mettersi in contatto e prolungare la propria esperienza con il brand.

Anche i disclaimer legali sono degli elementi che trovano uno spazio ideale all’interno della firma email, come previsto del resto dalle normative in vigore, le quali prevedono che ogni email a livello corporate contenga un disclaimer legale. All’interno del testo del disclaimer, il cui contenuto dipende da quel che risulta importante per uno specifico settore, si possono aggiungere dichiarazioni di riservatezza o il copyright delle informazioni contenute nel messaggio al quale sono in calce. Avere un disclaimer legale sulla firma garantisce che esso sia presente all’interno di ogni email inviata.

Quali dati inserire all’interno della firma email

Al fine di creare un’immagine coerente che trasmette valori cruciali come legittimità e professionalità, è importante non sovraccaricare la firma digitale con troppo testo, icone o link. Le informazioni di base da prevedere includono ovviamente: nome completo, ruolo in azienda, indirizzo, numero di telefono, email, sito web ed eventuale logo.

Alcune delle informazioni opzionali, invece, possono lasciare spazio a delle immagini o ai collegamenti con le varie piattaforme di social media. Tuttavia, quest’ultimo aspetto va studiato molto bene, soprattutto in funzione del destinatario: bisogna infatti essere sempre ben accorti rispetto a quel che viene comunicato sui social aziendali. Non ci si può infatti trovare a inviare comunicazioni formali a persone di riguardo e includere nell’email link a piattaforme social non curate o che riportano contenuti fuori luogo.

La firma email costituisce un biglietto da visita digitale a tutti gli effetti e ogni elemento al suo interno deve essere verificato prima del suo inserimento. In questo modo, la firma email può rappresentare un valore aggiunto importante a disposizione di un professionista che prendere a cuore il proprio posizionamento.